Définition

Le document est défini comme un ensemble formé par un support et une information qui peut être lu par l’homme ou la machine.

Une information peut se trouver sur 4 types de supports : papier, numérique, audiovisuel et microforme.

Le document suit un cycle de vie :

• collecte de l’information
• création du document
• enrichissement du document
• diffusion
• stockage
• destruction

Le document est très fréquemment enrichi. Il existe donc en différentes versions.

Le document est stocké pour une période plus ou moins longue ou il peut être détruit de suite (prospectus).

Le document peut être classé selon 4 critères :

• le support
• la forme (essais, manuels, encyclopédies, romans, etc.)
• l’utilisation (documents généraux, spécialisés, scientifiques…)
• La diffusion (en kiosque, par abonnement, par publipostage).

La gestion documentaire

Elle recouvre les activités d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents. Désormais les documents papiers sont dématérialisés pour être intégré à la GEF (gestion électronique des documents).

• L’acquisition des documents

Les documents parviennent à l’entreprise sous différentes formes (papiers, numériques, codes barres). Il faut numériser ceux qui ne le sont pas grâce à un scanner et à un logiciel d’OCR (Optical Character Recognition, reconnaissance optique de caractères).

• Le classement des documents

I l est nécessaire d’indexer le document pour pouvoir le retrouver facilement. LE classement peut se faire de manière alphabétique, chronologique, thématique etc.

L’indexation d’un texte consiste à repérer certains mots et expression significatifs, les mots clés. Il faut limiter le nombre des mots clés pour faciliter la recherche.

L’informatique permet d’indexer tous les mots d’un document (à l’exception des articles un une le la et des verbes généraux avoir être).

• Le stockage des documents

La sauvegarde peut se faire sur différents supports informatiques disques durs, CD-ROM ou sur microfilm. Le format PDF s’est imposé comme standard. La sauvegarde dure autant que le document est utile à l’organisation et selon les délais légaux de conservation.

• La diffusion des documents

Le plus simple est de rendre les documents accessibles sur le réseau intranet de l’entreprise. Pour respecter les règles de confidentialités on peut mettre en place un système d’accréditations (de droit d’accès différents).

Le problème est plutôt d’éviter que les gens ne soient submergés par l’information trop disponible (mails).

La protection des documents numériques

Les risques

• ne pas retrouver l’information quand on a besoin
• la destruction
• les vols de documents confidentiels
• Les pannes informatiques et les virus

Il y a des règles élémentaires de prudence :

• attribution de mots de passe
• déconnexion automatique des postes informatiques après un délai d’inactivité
• sauvegarde régulières
• copies papier rangées en lieu sûr
• logiciel anti-virus

La protection des personnes

Toute personne faisant l’objet d’un fichier peut en demander communication à la CNIL (commission nationale informatique et liberté). Elle peut demander la rectification des informations erronées.

Pour aller plus loin l’excellent petit livre de révision Communication et GRH, collection les Génies du Bac STG, qui comprend le programme de première et de terminale (9,5€)

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Publié par bacstg le 4 février 2007 dans GRH
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