Comme promis dans un article précédent, je vous propose d’aborder une forme d’écrit professionnel : la note d’information. Que vous soyez en stage, salarié ou étudiant, vous pouvez être amené à rédiger ce genre de document. Il faut donc connaître quelques règles de base pour ne pas faire n’importe quoi !
Définitions : note d’information / note de service
Toute note précède une action future. Elle doit répondre à deux exigences :
- informer un destinataire, qu’il soit collectif ou individuel ;
- donner un ordre.
L’objectif est de mettre à exécution une décision dont les conséquences relèvent de la pratique. Deux types principaux de notes peuvent être distingués et définis :
Type de note
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Caractéristiques et exemples |
| LA NOTE DE SERVICE |
Il s’agit d’un document interne à un service, une administration ou une entreprise par lequel un supérieur adresse à ses subordonnés des instructions sur un problème particulier relavant des activités ou du fonctionnement du service.
Elle peut être permanente ou temporaire, selon les indications données. Sa durée de validité est souvent limitée à la période qui la sépare de la suivante sur le même sujet.
Elle est fréquemment utilisée dans les relations hiérarchiques et suit la voie hiérarchique descendante.
Exemples de situation pouvant donner lieu à une note de service : Conduite à suivre en cas d’incendie
Règles de sécurité à observer dans la conduite du travail
Nécessité de se rendre à une visite médicale dans le cadre de la médecine du travail |
| LA NOTE D’INFORMATION |
Comme son nom l’indique, elle se borne à informer, c’est-à-dire qu’elle est un type de communication écrite qui fait circuler l’information entre un destinataire informé et un destinataire à qui manque l’information.
La note d’information peut répondre à différents objectifs :
Donner une information :C’est le cas le plus fréquent et le plus simple. Exemple : annoncer au personnel d’une entreprise des changements horaires, des consignes sur l’organisation des pauses dans le travail, les modalités d’organisation des repas au restaurant d’entreprise, la mise en service d’un système de transport collectif des personnels.
Demander une information : Exemples : demander quelles sont les modifications intervenues dans la situation familiale des employés, faire appel au volontariat pour participer à une formation.
Formuler des propositions : On suscite des propositions en vue d’une concertation au sein de l’entreprise sur une question donnée. |
La rédaction d’une note
Tout d’abord, la rédaction d’une note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est impératif que la note ne donne lieu à aucune hésitation ou erreur. S’adressant à un public donné, elle doit tenir compte des caractéristiques de ce public (niveau de compréhension, aspects psychologiques et humains…). Le signataire de la note doit donc respecter les exigences de la communication écrite :
à compréhension aisée du message,
à niveau de langue employé,
à précision de l’information,
à nature du destinataire,
à modalités d’application,
à erreurs susceptibles d’entraver le bon déroulement du processus.
Ensuite, il convient de faire preuve d’esprit de synthèse. Par définition, une note doit être claire, simple et précise. Il faut donc :
à éviter de multiplier les sujets dans la même note,
à éviter d’employer une syntaxe lourde et confuse.
Il est préférable :
à de limiter la note à un seul sujet,
à d’employer un style impersonnel,
à de rédiger dans une langue compréhensible par tous,
à de hiérarchiser avec soin et rigueur les informations (titres, sous-titres, alinéas…),
à d’éviter toute fioriture inutile.
La présentation de la note ne s’inscrit pas dans un cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet. Le format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d’au moins 2 cm. Les paragraphes doivent être clairement séparés. Enfin, il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note.
Une note doit comporter différentes mentions :
- L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire de connaître la source du message et la fonction de celui qui signe la note.
- La date et le lieu : Une note n’est pas éternelle, elle s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis. Une formule finale comme : « La présente note est applicable à compter de ce jour » rend évidemment indispensable la mention de la date. Il est de surcroît préférable de rappeler dans la formule injonctive la date d’entrée en application. La date et le lieu d’enregistrement de la note peuvent être portés au-dessus de la signature, comme pour la présentation des actes réglementaires, ou en haut à droite de la première page, comme pour une lettre.
- Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d’un numéro d’enregistrement.
- Le ou les destinataire(s) :Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche. On ne se contente pas d’aligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :
« Pour information »
« Pour exécution »
« Pour attribution »
« Pour affichage »
« Pour vérification »
« Pour entretien verbal »
« Pour classement »
Il est possible d’additionner plusieurs formules si nécessaire.
- L’objet : Celui-ci peut figurer sous la forme d’un titre ou apparaître, comme dans une lettre, après la mention « Objet ».
- La formule d’appel ou la formule de politesse : Attention ! Les notes ne comportent ni l’une, ni l’autre.
- Le corps de la note : Le corps même de la note n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier paragraphe :
« Il paraît indispensable de… »
« J’attache de l’intérêt à… »
« Je crois utile de… »
« Il est rappelé que… »
- La signature : La note doit absolument être signée. Si le nom du signataire est présent dans l’en-tête, il n’est alors pas nécessaire de le repréciser avant la signature. Si le nom n’est pas mentionné dans l’en-tête, il convient alors de la faire figurer avant la signature.
- Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes » est portée sur la note si celle-ci est accompagnée de documents divers. Elle peut préciser le titre de ces documents ou leur nombre total.
La diffusion de la note peut être effectuée de diverses façons : par distribution individuelle, par affichage, par circulation dans les services avec émargement, par courrier.
Armé de tous ces éléments, vous allez être un vrai pro de la note d’information !
MHP
