Recherche d’Info

Pour continuer sur ma lancée, voici la suite des conseils concernant la rédaction d’une lettre. Je vous propose aujourd’hui d’aborder la rédaction proprement dite. Alors à vos crayons ! Ou plutôt, en ce début de 21ème siècle, à vos claviers…
La formule d’appel tient compte de la fonction exercée par le destinataire et du rapport existant (amical, hiérarchique…) entre le destinateur et le destinataire. On peut distinguer deux catégories et quelques cas particuliers :

• A un égal

- les lettres amicales : « Cher Pierre », « Cher Monsieur », « Cher ami » ;
- les lettres conventionnelles : « Monsieur », « Mademoiselle », « Madame » ;
- les lettres entre collègues : « Cher collègue », « Cher président »…

• A un supérieur

- les lettres s’adressant à des personnes sans fonctions particulière : « Monsieur », « Madame », « Mademoiselle » ;

- les lettres s’adressant à des personnes exerçant des fonctions particulières : « Monsieur le Président », « Madame la Directrice », « Monsieur le Secrétaire général »…

• Cas particuliers

- à un avocat, un notaire : « Maître » ;
- à un médecin : « Docteur » ;
- à un ministre : « Monsieur le Ministre » ;
- à un militaire de haut grade : « Mon Général », « Mon Colonel ».

L’introduction constitue le premier contact avec le destinataire. Elle procure une première impression sur celui-ci et doit donc être, à ce titre, particulièrement soignée.

• Tout d’abord, elle doit être brève : une ou deux phrases suffisent. Il faut préciser sa qualité ou sa situation si le sujet de la lettre l’impose. Il faut introduire brièvement le sujet du courrier en évoquant son thème principal qui sera développé dans le corps de la lettre.

• La formule introductive peut être une formule conventionnelle :

- refus ou réclamation : « J’ai le regret de… », « J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur… », « Je me permets de porter à votre connaissance… » ;
- accusé de réception : « J’ai bien reçu… », « J’accuse réception de… » ;
- envoi : « Vous voudrez bien trouver ci-joint… » ;
- information : « J’ai l’honneur de… », « Je me permets de… » ;
- demande : « Je vous prie de bien vouloir… », « J’ai l’honneur de solliciter de votre (haute) bienveillance… » (particulièrement pour l’administration, la fonction publique et une requête auprès d’un supérieur hiérarchique).

En tant que communication écrite, à distance, l’écriture ne peut suppléer un oubli ou une omission. Il faut donc bien veiller à donner toutes les informations nécessaires à l’intelligibilité de la situation ou du cas évoqués. Il faut adopter le point de vue de celui à qui l’on s’adresse, rappeler brièvement les données du problème, imaginer ses propres questions. Evidemment, une lettre parfaitement composée et rédigée ne peut naître d’un premier jet. Composer un brouillon semble donc indispensable :
1. Tout d’abord, lister les différentes questions à aborder, les diverses informations à mentionner. La méthode des « QQCOQP » abordée lors des premières phases de la recherche d’information est ici d’un grand secours (qui ? quoi ? comment ? où ? quand ? pourquoi ?).
2. Ensuite, établir un plan : le plan peut être :
- chronologique : 1. Analyse de la situation (passé), 2. Présentation de la situation actuelle (présent), 3. Conséquences (futur).
- non chronologique : 1. Analyse de la situation, 2. Objectifs futurs, 3. Moyens pour la mise en œuvre.
Attention ! Ne cherchez pas à rentrer absolument dans ces deux types de plans ! Chaque courrier a ses propres caractéristiques en fonction de son objet, de son destinataire, de ses finalités. Il convient donc de dresser le plan qui permettra au lecteur de comprendre facilement la situation et ce que l’émetteur attend de lui.
3. Enfin, procéder à la mise en forme, à la rédaction. Si la lettre se révèle longue, envisager des conclusions partielles. Une préoccupation doit être centrale : veiller à être compris.

La conclusion est le pendant de l’introduction ; en ce sens, elle sera le point d’orgue de la lettre et donnera une ultime impression au lecteur. Elle est donc un élément crucial. Elle comporte trois points distincts :

• La conclusion proprement dite

Elle exprime clairement une attente, un souhait, une réponse. On retiendra, par exemple, l’une des formules suivantes :
« Je vous remercie de bien vouloir… »
« Je vous prie, à nouveau, d’excuser… »
« J’espère que vous voudrez bien accueillir favorablement ma demande… »
« Dans l’espoir d’une réponse, que j’ose espérer favorable, je vous prie… »
Le ton de la formule de conclusion, adossée à la formule de politesse, introduira la nuance souhaitée : déférence, politesse, retenue, froideur, chaleur…

• La formule de politesse finale

Elle intègre, en incise, la formule d’appel. Deux types de situation peuvent être distingués :
- A un égal :
« Veuillez recevoir… »
« Veuillez croire en… »
« Veuillez agréer l’expression de… »
« Veuillez croire en l’expression de… » « … mes sentiments les meilleurs »
« … mes salutations distinguées »
« … mes sentiments distingués »
« … mes sentiments confraternels »
« … mes cordiales salutations »
« … mon amicale sympathie »
- A un supérieur hiérarchique :
« Je vous prie de croire à… »
« Je vous prie d’agréer… »
« Je vous prie de recevoir… » « … mes respectueuses salutations »
« … l’expression de mes sentiments dévoués »
« … l’assurance de mon profond respect »

Pour clore cette série de conseils relatifs à la rédaction d’une lettre, je vous proposerai dans le prochain épisode un tableau récapitulatif.

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