TSTG Prieur

I . Le document dans le processus de gestion documentaire

A . Les documents et leur typologie

- le document :

Taf : questions 1,2 page 70 (doc 2)

Question 1 : un document est un support qui détient une information.

Question 2 : les fonctions du document dans l’organisation sont de conserver l’information et transmettre une information.

• la Typologie

Taf : question 1 page 70 (doc 3)

Question 1 : la typologie est la science qui détermine la démarche de classification des documents

B . Le cycle de vie du document

Taf : questions 1 à 3 page 71 (doc 4)

Question 1 : le cycle de vie est une période durant laquelle un objet évolue.

Question 2 : Les étapes du cycle de vie d’un document :

• produire un document : déterminer l’information mettre en forme le document.

• Valider un document : le relire, vérifier qu’il correspond aux objectifs souhaités

• Diffuser un document : transmettre le document sur le support le plus approprié

• S’approprier le contenu d’un document : lecture du document par les destinataires et conservation ou destruction

Question 3 : c’est une avancée pour la phase de diffusion du document. Les documents sont consultables par tous ; sans être abîmés. Ils pourront donc avoir un cycle de vie plus long.

II . Les activités de la gestion documentaire

A . Acquisition, classement et stockage des documents

- les sources des documents

Taf : question page 73 (doc 6)

● Les sources primaires sont constituées des informations directement collectées par l’organisation.

● Les sources secondaires sont des documents écrits par des organismes spécialisés ou par la presse avec un point d’approche déjà existant et réutilisés par l’organisation

● Les sources tertiaires sont des bases de données ou moteurs de recherches qui permettent d’accéder à des sources secondaires.

• Classement et rangement

Taf : questions 1 à 3 page 73 (doc 7)

Question 1 :

● Classer c’est organiser les informations dont on dispose pour que chacun puisse les retrouver facilement et rapidement. Le rôle du classement est de faire le tri dans l’ensemble des informations, de décider ce qui doit être jeté, conservé, sous quelle forme et avec quelles possibilités de recherche.

● Ranger consiste à respecter le classement prévu, à le rendre possible sur un plan matériel.

Question 2 : exemple de classement : alphabétique, alphanumérique, numérique..

Question 3 : exemple de rangement : dossiers suspendus, disquettes, armoire administrative, boîtes à archive..

B . La diffusion et la transmission des documents

• les supports de documents :

Voir document 9 page 74

• la diffusion et la transmission des documents

Taf : questions 1 à 3 page 75 (doc 11)

Question 1 : les documents sont transmis à des services précis afin d’éviter l’engorgement d’autres services qui ne sont pas compétents dans le domaine.

Question 2 : cela dépend de l’objet de a réclamation. Si c’est pour une facture, au service financier ; si c’est pour une livraison au service commercial. Les réclamations des clients doivent permettre d’améliorer le service à la clientèle.

Question 3 : oui une facture intéresse à la fois le service financier et le service livraison pour connaître le nombre de pièces à livrer.

III . DE la gestion documentaire à la gestion électronique des documents (GED)

A . Qu’est ce que la GED ?

Définition :

Taf : questions 1, 2 page 77 (doc 13)

Question 1 : la GED désigne la gestion de documents stockés sous forme numérique ce qui permet de gérer le stockage, l’indexation et la recherche par des systèmes informatisés.

Question 2 : la gestion électronique des documents et gestion électronique d’informations et de documents existants. La GEIDE est une autre appellation de la GED, plus récente. La GEIDE prend davantage en compte l’information contenue dans le document stocké que la GED.

• les fonctions de la GED

Taf : question 1 page 77 (doc 14)

Question 1 : les fonctions de la GED :

Classement des documents administratifs

Consultation des documents

Transformation des documents en fonction de ses besoins.

La GED permet aussi d’accéder plus facilement et plus rapidement à un document.

B . Les apports de la GED dans les activités documentaires

• les avantages de la GED

Taf : question 1 page 78 (doc 15)

Question 1 : par rapport à une gestion documentaire classique, le GED permet de fédérer les moyens et les méthodes qui permettent de classer et de réutiliser intelligemment ces informations.

• Les apports de la GED à la gestion documentaire

Taf : question 1 page 78 (doc 16)

Question 1 : les apports de la GED à la gestion documentaire :

• faciliter la transmission de documents déjà numérisés

• faciliter dans l’archivage et le classement

• faciliter la recherche de documents

• durée de vie plus longue des documents

synthèse : Communication organisée et gestion des documents

mots clefs

I . Le document dans le processus de gestion documentaire A . Les documents et leur typologie - le document : définition : un document est un support qui détient une information les fonctions du document dans l’organisation sont de conserver l’information et transmettre une information. la Typologie définition : la science qui détermine la démarche de classification des documents B . Le cycle de vie du document le cycle de vie est une période durant laquelle un objet évolue. Les étapes du cycle de vie d’un document : produire un document : déterminer l’information mettre en forme le document. Valider un document : le relire, vérifier qu’il correspond aux objectifs souhaités Diffuser un document : transmettre le document sur le support le plus approprié S’approprier le contenu d’un document : lecture du document par les destinataires et conservation ou destruction II . Les activités de la gestion documentaire A . Acquisition, classement et stockage des documents - les sources des documents voir tableau page 73 on distingue : ● Les sources primaires sont constituées des informations directement collectées par l’organisation. ● Les sources secondaires sont des documents écrits par des organismes spécialisés ou par la presse avec un point d’approche déjà existant et réutilisés par l’organisation ● Les sources tertiaires sont des bases de données ou moteurs de recherches qui permettent d’accéder à des sources secondaires. Classement et rangement ● Classer c’est organiser les informations dont on dispose pour que chacun puisse les retrouver facilement et rapidement. Le rôle du classement est de faire le tri dans l’ensemble des informations, de décider ce qui doit être jeté, conservé, sous quelle forme et avec quelles possibilités de recherche. ● Ranger consiste à respecter le classement prévu, à le rendre possible sur un plan matériel. Exemples de classement : alphabétique, alphanumérique, numérique.. Exemples de rangement : dossiers suspendus, disquettes, armoire administrative, boîtes à archive.. B . La diffusion et la transmission des documents les supports de documents : Voir document 9 page 74 la diffusion et la transmission des documents Les documents doivent pouvoir être transmis rapidement lorsque cela est nécessaire et ils doivent donc être accessibles facilement à toute personne qui en aurait besoin. On distingue 2 modes d’accès différents à un document : l’accès direct : l’individu peut accéder au document sans l’aide d’un tiers l’accès indirect : l’individu doit obtenir l’aide d’une tierce personne pour accéder au document, voire une autorisation préalable. III . DE la gestion documentaire à la gestion électronique des documents (GED) A . Qu’est ce que la GED ? Définition : la GED désigne la gestion de documents stockés sous forme numérique ce qui permet de gérer le stockage, l’indexation et la recherche par des systèmes informatisés. les fonctions de la GED - Classement des documents administratifs - Consultation des documents - Transformation des documents en fonction de ses besoins. - La GED permet aussi d’accéder plus facilement et plus rapidement à un document. Les apports de la GED à la gestion documentaire les apports de la GED à la gestion documentaire : faciliter la transmission de documents déjà numérisés faciliter dans l’archivage et le classement faciliter la recherche de documents durée de vie plus longue des documents

Document Typologie Source primaire Source secondaire Source tertiaire Classer Ranger Gestion électronique des documents