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Quel est l’intérêt des documents électroniques lors d’une formation?

À l’ère du numérique, les documents électroniques ont surclassé les formats et standards traditionnels. Ainsi, de nombreuses entreprises optent pour la mise en place d’outils de gestion électronique des documents. Ces éléments essentiels à la dématérialisation permettent aux structures d’assurer une meilleure gestion de leur administration en général.

Présentée comme très efficace, la mise en place d’une telle solution implique des enjeux organisationnels, économiques et réglementaires. En raison des investissements nécessaires, il est tout à fait légitime de se demander quel est l’intérêt de ce procédé informatique. Les détails !

Qu’est-ce que c’est qu’un document électronique ?

Les documents électroniques désignent l’ensemble des documents (physiques) qui sont numérisés et ceux qui sont créés directement avec l’outil informatique. Grâce au système de gestion électronique des documents, cet ensemble est sauvegardé sur des supports numériques, puis archivé. Encore appelés fichiers numériques, les documents électroniques englobent les mails, les dossiers numérisés, les bases de données, les documents bureautiques, etc.

Parmi les documents bureautiques par exemple, on retrouve les fichiers Word, Excel et Open Office. Selon le code du patrimoine, les documents numériques ne sont pas différents des archives. En effet, l’archive est définie comme un ensemble de documents, qu’importe son aspect ou ses caractéristiques. Il est caractérisé par :

• sa date ;
• sa forme ;
• son support matériel ;
• son auteur ou son récepteur.

Les archives numériques sont alors traitées suivant les mêmes principes et règles que les documents physiques. Elles sont classées, triées puis rangées en tenant compte des principes identiques aux fichiers papier. Toutefois, il faut souligner que les archives électroniques présentent des spécificités techniques qui nécessitent des méthodes de traitement appropriées. Quel est donc l’intérêt de ces documents numériques ?

Les documents électroniques pour l’organisationnel

La gestion électronique des documents fait généralement référence aux logiciels de gestion de documents. Elle est également un procédé qui utilise des outils électroniques permettant de prendre en charge la gestion des documents. L’archivage numérique est axé autour de quatre démarches : l’acquisition, le classement, le stockage et la diffusion de document. L’un des principaux intérêts des documents électroniques est relatif à l’aspect organisationnel.

Amélioration du service client

L’archivage électronique permet aux prestataires de proposer à leurs clients un accès libre aux documents les concernant. Ainsi, ces derniers ont la possibilité de consulter partout et à tout moment les informations qui leur sont d’une grande utilité. Aussi, cette solution offre aux clients la possibilité de mener différentes actions depuis des positions géographiques éloignées. Il s’agit notamment de la signature électronique des documents et du remplissage des formulaires en ligne.

Avec le système de gestion digitale des documents, les pièces justificatives qui s’obtiennent généralement au bout d’un temps considérable se téléchargent beaucoup plus facilement. Alors, la communication est bien plus fluide entre la clientèle et l’entreprise prestataire. Aussi, les différents processus sont de plus en plus raccourcis. Ceci favorise un climat de transparence et une grande réactivité.

Optimisation de la communication interne

La solution de gestion des documents en ligne permet d’offrir à ses partenaires un accès personnalisé à toutes les données. Alors, vous disposez de la largesse requise pour gérer les droits d’accès et de modification. De ce fait, chacun bénéficie d’un accès permanent aux documents indiqués, de n’importe où.

La communication interne devient aisée et le flux de données imprimées se subdivise en des versions distinctes pour les services de l’entreprise. Chaque collaborateur travaille avec des documents identiques et les garde constamment à portée de main.

La sécurité des informations

L’adoption de documents électroniques élimine tous les risques de détérioration ou de perte de documents occasionnés par le feu, l’eau ou des contraintes physiques. En effet, généralement, toutes les informations restent en ligne et demeurent totalement accessibles. L’autre privilège est que vous avez l’assurance de faire faire des mises à jour simultanées et chronologiques par les collaborateurs.

En outre, il est possible d’archiver en toute sécurité au sein d’un SAE un document dont le cycle de vie est expiré. En résumé, avec la gestion électronique des documents, aucun document n’est perdu ou détruit.

Les documents électroniques pour réduire les coûts

L’archivage physique nécessite des investissements considérables sur différents plans, notamment au niveau de la logistique. Il s’agit essentiellement des coûts entrant dans la consommation d’encre et de papier, sans omettre le volume nécessaire pour l’archivage manuel. Face à tous ces investissements, l’archivage électronique reste la meilleure solution. Il réduit totalement tous ces frais logistiques inhérents au traitement traditionnel des données.

Le système d’archivage en ligne participe également à la réduction du temps de traitement des documents (recherches, tri et destruction des documents). Par conséquent, la productivité des collaborateurs s’accroît considérablement. Selon les experts, 19,5 % des pertes de productivité observées de nos jours dans les entreprises sont dues aux problèmes de documents. Pour pallier ces insuffisances, les documents électroniques restent la meilleure solution, car ils permettent de limiter le maximum possible ces pertes de données ou de fluidité.

Toujours sur le plan économique, la gestion de document numérique favorise le gain de place physique. À titre d’exemple, un disque SSD de capacité 1 Tera octet peut renfermer les données d’une salle d’archive de 43 000 m². Par ailleurs, les documents électroniques sont très prisés pour leur possibilité d’édition. À l’opposé des documents traditionnels, il est possible d’apporter des corrections ou des ajouts à ces fichiers à tout instant.

Il faut noter que cette modification se fait rapidement et sans contraintes. En pratique, les termes de contrat et les documents comptables sont aisément modifiables à condition de disposer des logiciels adéquats. De façon pratique, cela ne nécessite pas de refaire le document en entier pour obtenir une nouvelle version. De plus, en cas de nécessité, il est toujours possible de sauvegarder une version antérieure. Il s’agit bien d’une solution qui permet de gagner du temps et de réduire ses dépenses.

Les documents électroniques participent au respect des obligations réglementaires

Au-delà de la facilité d’accès qu’offre la dématérialisation des documents, ce procédé informatique s’avère indispensable, car il répond aux normes administratives et écologiques.

Respect des normes administratives en vigueur

La mise en place des outils de gestion électronique donne accès à l’archivage digital admis par la loi française. Le système de gestion numérique facilite ainsi l’archivage de certains documents. Il s’agit des documents comptables, des contrats, sur une durée de conservation minimale exigée par les réglementations en vigueur.

D’autre part, il faut notifier que les entreprises cotées en bourses aux USA se conforment à la loi fédérale américaine. Encore appelé la loi Sarbanes-Oxley, cet arrêté impose aux entreprises des règles de transparence et de fiabilité dans la gestion des finances.

Dans cette optique, il est crucial de disposer de documents numériques qui permettent d’accéder rapidement à différentes informations. Ces documents permettent également aux entreprises concernées de sécuriser leurs conservations.

Respect des valeurs écologiques

Selon une étude récente réalisée en France par les structures compétentes, 25 % des documents physiques sont jetés dans la nature chaque année. En d’autres termes, les documents traditionnels sont des vecteurs de pollution pour l’environnement. Pour cela, la gestion numérique des documents constitue une grande percée vers l’opération « zéro papier » initiée par des instances internationales.

Véritable enjeu pour les entreprises, la gestion des papiers est désormais facilitée par les documents électroniques. Pour une stratégie d’entreprise plus verte réduisant l’impact sur l’environnement, les documents numériques représentent l’option la plus cohérente.