Se former à la GED : que faut-il savoir pour bien appréhender le métier ?

Chaque jour en entreprise, le nombre de fichiers à gérer ne cesse de s’accroître à un rythme impressionnant. Toutes les données ou informations sont souvent stockées à divers endroits ou dans des systèmes différents. Conséquence, ces informations sont généralement peu accessibles et la recherche très pénible. C’est autant d’aspects qui font de la GED un secteur à fort potentiel de développement pour l’avenir. Découvrez à travers cet article les multiples avantages qu’une GED peut apporter à une entreprise et comment vous former efficacement pour travailler dans le secteur de la gestion électronique de documents.

Quelle formation suivre pour travailler dans le secteur de la GED ?

Pour travailler dans le domaine de la Gestion Electronique de Documents, il faut avoir un Bac + 2 à BAC + 5 selon le niveau d’expertise et de spécialisation. La GED est un secteur qui comprend divers corps de métiers. Ainsi, vous pouvez travailler dans le domaine de la GED en tant que chef projet GED, consultant GED ou encore chargé de gestion de flux GED et archivage. Selon le domaine de la GED qui vous passionne, il faudra choisir le cursus adapté, ou compléter votre cursus de base avec une formation spécifique.

En effet, pour être gestionnaire de flux (GED et Archivage), il est recommandé des formations de BAC + 2 à BAC + 5 liées aux métiers des bibliothèques et de la documentation. Vous pouvez aussi opter pour une formation en gestion administrative et électronique de documents qui vous prépare tout aussi efficacement à l’exercice de la profession.

En outre, le chef de projet GED doit également pouvoir justifier d’une formation de niveau Bac +2 à Bac+5 et être au fait des technologies les plus récentes dans le domaine de l’informatique. Mais si vous envisagez plutôt de devenir un consultant GED, sachez qu’il vous faudrait idéalement un BAC + 5 notamment en gestion de projet informatique. Vous pouvez également accéder à ce statut à travers une formation d’ingénieur IT ou toute formation universitaire équivalente.

Quels sont les avantages de la GED pour une entreprise ?

Avec le développement du numérique, de nombreux secteurs d’activité font recours aux logiciels de Gestion Électronique de Documents (GED). C’est en effet un très bon outil marquant aujourd’hui la qualité de service d’une entreprise. En outre, la GED regorge de multiples avantages d’ordre professionnel.

La GED permet une réduction des coûts

Grâce à la mise en place d’un logiciel de gestion de documents, les entreprises peuvent désormais réduire les coûts logistiques inhérents au traitement traditionnel de l’information : c’est-à-dire la consommation de papier et d’encre, la capacité essentielle pour les archives physiques, etc. Elle aide également les entreprises à réduire la durée de traitement des documents, augmentant ainsi la productivité des différents employés. D’ailleurs, environ 19,5 % des pertes de productivité sont dues à des difficultés de documentation. Grâce à la GED, il est désormais possible de tirer un meilleur profit de ses collaborateurs, en limitant ces nombreuses pertes.

La GED permet d’améliorer le service client

La gestion électronique des documents vous offre la possibilité de fournir à vos différents clients l’accès aux documents qui les concernent. Ils peuvent ainsi accéder aux informations qui leur sont utiles à tout moment et n’importe où. En plus, ceux-ci pourront remplir un formulaire via la plate-forme afin de télécharger toutes les pièces justificatives nécessaires. L’information passe assez facilement entre vos clients et vous, et la plupart des processus sont raccourcis, vous offrant ainsi plus de réactivité et de transparence.

La GED permet de protéger les informations

Utilisez un logiciel de gestion de documents pour éliminer le risque de perte ou d’endommagement des documents. Tous les documents restent accessibles et en ligne. Vous pouvez désormais vous assurer que tous les employés mettent à jour les documents de façon simultanée. Dès que la durée d’existence du document est expirée, vous pouvez l’archiver dans le système d’archivage électronique (ERAS) pour éviter qu’il ne soit modifié tout en le gardant accessible. Avec la Gestion Électronique des Documents, aucun de vos fichiers ne se perd.

La GED permet un fonctionnement plus écologique

La GED constitue un grand pas vers le zéro papier, un enjeu essentiel pour les entreprises de nos jours. Il est bon de notifier qu’en France, chaque salarié utilise en moyenne 2 500 feuilles de papier par an. Ainsi, choisir un logiciel de gestion de documents s’inscrit dans une stratégie d’entreprise plus verte et plus bénéfique. La GED est actuellement en plein essor et apporte de nombreux avantages aux entreprises qui choisissent de l’adopter. Partant de la réduction du temps d’analyse de l’information, de la facilitation des communications jusqu’à la réduction des coûts de communication, la GED est tout ce qu’il faut à votre entreprise pour se démarquer des autres.

Quelles sont les fonctionnalités d’une Gestion Électronique des Documents ?

Les logiciels de Gestion Électronique des Documents comprennent beaucoup de fonctionnalités pertinentes pour les échanges de données à distance. Généralement, le constat est que les employés perdent un temps énorme à rechercher des documents, à les enregistrer et à les partager, ce qui les rend inefficaces. L’une des fonctionnalités principales des logiciels de Gestion Électronique des Documents est la pré-saisie ainsi que le classement automatique des documents. Cela permet de gagner assez de temps, car il suffit juste de vérifier et de valider les documents ; autrement dit, fini les saisies manuelles.

Par ailleurs, le fait que les entreprises soient en mesure d’accéder au logiciel de GED à distance est également un plus : il est possible que les fichiers numérisés soient consultés et édités de n’importe quel emplacement, ce qui favorise pleinement le travail à distance. Grâce au livre blanc GED, apprenez tout ce que vous devez savoir pour tirer le meilleur de la GED, modifier ou signer des documents à distance ! Cela favorise également l’échange de documents entre vous et votre comptable, ce qui vous fait gagner du temps. Le logiciel GED permet ainsi de franchir un pas vers le « zéro délai » en simplifiant énormément la communication interne et externe.

décembre 19, 2021

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