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Voyage scolaire : nos conseils d’organisation pour un séjour réussi !

Les voyages scolaires sont d’excellentes occasions pour les enseignants et les apprenants de faire des découvertes et de se détendre. Pour réussir au mieux ces expéditions académiques, il est essentiel de bien les préparer. Découvrez nos conseils d’organisation pour un séjour réussi en voyage scolaire !

Concevoir le projet pédagogique

Pour l’organisation d’un voyage scolaire, il faut établir un projet pédagogique en liaison avec le socle commun de connaissances, de compétences et de culture de l’Educationnationale. Il consiste à établir un dossier qui renseigne clairement sur les objectifs du séjour. Il faut noter qu’organiser un voyage scolaire est une mission très sensible. Le document doit servir de support pour présenter à tous les intervenants (membres de l’administration, parents, municipalités, partenaires, etc.) le bien fondé du projet.

Il faut que le dossier soit concis, détaillé et informatif. De nombreux éléments clés doivent y figurer. Il s’agit notamment de l’objectif et des intérêts du voyage, de la destination, des activités et de bien d’autres points. Par ailleurs, il est vivement recommandé aux organisateurs d’anticiper sur le voyage.

Il s’agit principalement d’informer et d’impliquer les parents le plus tôt possible. Idéalement, prenez le soin de sonder chaque famille afin d’avoir une idée de celles qui seront favorables. Préparez des arguments convaincants.

Définir le budget

Le budget à allouer au voyage scolaire est un facteur déterminant. L’organisation d’un voyage scolaire requiert de faire un investissement considérable. Vous devrez élaborer un planning des principaux postes de dépenses.

Le budget doit tenir compte des coûts liés à l’hébergement, au transport, à l’assurance, à la restauration, aux visites, à l’achat des matériels et aux outils pédagogiques. Il est recommandé de prévoir le montant du voyage des enseignants, organisateur et accompagnateurs, ainsi d’éventuels guides sur les sites visités.

Il faut noter que ces dépenses ne peuvent pas être imputées aux participations que les parents devront payer. Idéalement, faites des demandes de financement.

Trouver la destination et l’hébergement adéquats

Il faut choisir la destination de voyage avec une grande attention. De nombreux aspects sont à prendre en compte. Choisissez la ville selon le thème de voyage, le programme et les caractéristiques de la destination.

Il faut vérifier que les conditions climatiques, sanitaires, environnementales et sociales soient propices sur la période souhaitée du voyage. Pour l’hébergement, il est recommandé d’opter pour des centres de jeunes ou des hôtels selon les pays mais avec un service de restauration intégré. Vous pouvez aussi opter pour des familles d’accueil.

Établir un programme

Il est recommandé d’établir un programme pour le voyage scolaire. Les organisateurs doivent réaliser un planning des activités et des visites pour que le séjour soit riche et constructif. Il est conseillé de faire des visites adaptées à l’âge des élèves et au thème du voyage.

Il faut noter qu’il existe des documents obligatoires à avoir pour un voyage scolaire. Avant le départ, retirez auprès des parents, les bulletins d’inscription, les fiches sanitaires, la copie du passeport ou de la carte d’identité de l’élève en cours de validité, l’attestation d’assurance responsabilité civile individuelle et de la carte européenne d’assurance maladie (CEAM) pour voyager hors de France.

Si vous effectuez un voyage en Europe, vous devrez avoir la certitude que les participants, en particulier les élèves mineurs, ont en leur possession l’autorisation de sortie du territoire d’un mineur non accompagnée. Elle doit être signée par les parents ou les tuteurs.