Vous n’êtes pas censé utiliser WhatsApp pour travailler ; le saviez-vous ? Alors que techniquement WhatsApp n’est pas censé être utilisé au bureau, selon une nouvelle étude, près de la moitié des travailleurs ont admis utiliser la plateforme de messagerie pour le travail, malgré le fait que cela enfreigne les propres conditions de service de WhatsApp. Il est vrai que cet outil peut être pratique et gratuit pour le télétravail… Mais quels sont donc les risques potentiels ?
1. WhatsApp pourrait ne pas être conforme au RGPD
En plus de violer les propres termes juridiques de WhatsApp, les fonctionnalités de WhatsApp peuvent ne pas être conformes à la législation européenne sur la vie privée, comme le RGPD. La question de savoir si l’utilisation de WhatsApp est conforme à la CCPA fait également l’objet d’un débat en Californie.
2. Certains des documents partagés peuvent être « NSFW »
La GAA (Gaelic Athletic Association) d’Irlande s’est jointe récemment à d’autres organisations pour interdire l’utilisation de WhatsApp par ses clubs parce que WhatsApp n’est pas conforme à la RGPD. Outre la non-conformité, une autre préoccupation concerne le partage de « matériel inapproprié ». Une fois partagé, ce matériel NSWF (Not Suitable for Work) ne peut être retiré de WhatsApp par les administrateurs, ce qui crée des problèmes de sauvegarde.
3. Vous ne savez pas qui utilise les groupes WhatsApp
De plus, la direction n’a aucun moyen de savoir quels groupes ont été créés, qui fait partie du groupe et même si le groupe permet l’accès de personnes extérieures à l’organisation.
En outre, si des groupes ont été utilisés par d’anciens employés ou par d’autres parties prenantes en tant que sous-traitants externes et/ou anciens clients, ils peuvent toujours avoir accès à des informations commerciales qu’ils ne devraient pas.
4. Les informations sensibles ou privées ne peuvent pas être supprimées de façon permanente
Si vous utilisez WhatsApp alors que la sécurité et la protection des informations sensibles sont primordiales, alors WhatsApp est risqué si vous partagez accidentellement quelque chose que vous n’êtes pas censé partager. WhatsApp permet aux utilisateurs de supprimer des messages pendant une heure au maximum, mais si un employé ne s’en est pas rendu compte, il risque de manquer cette fenêtre d’opportunité. Dans ce cas, l’information reste locale au téléphone de la personne qui a reçu le message.
Les entreprises qui souhaitent communiquer avec leurs clients peuvent choisir d’utiliser l’application commerciale de WhatsApp. Toutefois, celle-ci s’adresse aux petites et moyennes entreprises qui souhaitent partager des informations avec leurs clients, plutôt qu’aux entreprises qui recherchent un outil de communication interne.
Certaines des utilisations de WhatsApp pour les entreprises comprennent la possibilité de mettre à jour les clients sur leurs commandes et de les remercier d’avoir effectué un achat.
Facebook a récemment annoncé que WhatsApp compte deux milliards d’utilisateurs. Si vous faites partie d’une organisation qui s’adresse aux consommateurs, il est probable qu’une grande partie de vos clients communiquent sur WhatsApp. Les entreprises doivent aller là où se trouvent leurs clients et utiliser les canaux que leur public de base connaît pour le site web et les réseaux sociaux.
Résumé
Si WhatsApp est le canal de choix pour les consommateurs, les entreprises ne doivent pas négliger les questions de conformité. Il est essentiel que les entreprises s’assurent que leurs activités respectent pleinement les normes de confidentialité des données et qu’elles prennent les mesures adéquates pour protéger les informations sensibles.
