Comment choisir un bon service de standard virtuel pour gérer vos appels ?

Tutos

Les avantages d’un standard virtuel

L’évolution du secteur des télécommunications est en plein essor grâce à la digitalisation. En effet, il existe maintenant de nombreux outils digitaux permettant d’améliorer la communication interne et externe ainsi que le service client. Parmi ces outils se trouve le standard virtuel.

Qui n’a jamais pensé que chaque appel manqué est un potentiel client perdu ?

En partant de cette idée, il est essentiel de trouver une manière de gérer efficacement ses appels entrants et sortants.

Il est impossible pour les entreprises de traiter absolument tous leurs appels entrants : réunions, moments de pause, etc. font que les agents ne sont pas toujours disponibles pour répondre aux appels.

Et s’il existait un moyen de répartir de façon automatique les appels aux personnes qui sont disponibles et qualifiées pour y répondre ?

Cette technologie existe déjà, il s’agit du standard virtuel.

 

Comment choisir un bon standard virtuel ?

90 % des utilisateurs de standards virtuels en sont satisfaits, ce qui prouve leur efficacité.

Les standards virtuels offrent de nombreuses fonctionnalités. Vous pourrez donc choisir celles qui vous conviennent le mieux et faire appel au fournisseur le plus adapté à vos besoins. En effet, certains seront plus chers car ils vont offrir des fonctionnalités supplémentaires dont vous n’avez pas besoin.

Nous avons donc établi une liste des fonctionnalités qu’un standard virtuel peut vous offrir. Vous pourrez par la suite vous faire votre propre idée et commander celui qui vous convient le mieux.

Liste des fonctionnalités d’un standard virtuel

 

La possibilité d’identifier l’appelant.

C’est une option très utile pour savoir comment répondre à un appel. Si l’appelant est déjà client et que l’on a interagi plusieurs fois avec lui, l’on pourra adopter une attitude plus familière que si l’appelant n’est pas encore client.

La portabilité du numéro.

Le standard virtuel peut vous offrir un nouveau numéro ou bien vous permettre de garder votre ancien numéro afin que tous vos contacts puissent encore vous joindre.

La possibilité de se mettre hors-ligne.

Si l’agent est hors-ligne, l’appel entrant passe directement à un autre agent disponible, ce qui évite que l’appelant ne tombe sur la boîte vocale.

Analyser ses statistiques d’appel.

Le standard virtuel vous offre la possibilité d’analyser un grand nombre de statistiques : le temps passé au téléphone, le nombre d’appels reçus par chaque agent, le nombre d’appels manqués, etc. Cette fonction vous permet de savoir si vous avez besoin d’embaucher de nouveaux agents, si vous devriez modifier vos horaires d’attention téléphonique afin de pouvoir traiter plus d’appels, etc.

Pouvoir écouter et enregistrer les appels.

Écouter les appels des agents ainsi qu’avoir l’option de leur chuchoter des informations en direct sans que l’interlocuteur ne l’entende peut-être un grand avantage pour améliorer le service client. Cela permet aussi de venir en aide à un nouvel agent ne connaissant pas encore tout sur l’entreprise.

Pouvoir enregistrer les appels est aussi un atout qui permet d’analyser le travail des agents afin de les aider à s’améliorer. Cela offre aussi la possibilité de réécouter ce que demande le client en cas de doute.

La possibilité d’avoir plusieurs numéros hébergés dans le même standard.

Cette fonction vous permet d’appeler un pays étranger, par exemple l’Espagne, depuis la France sous un numéro espagnol : vos clients en Espagne recevront un appel venant d’un numéro espagnol et n’hésiterons pas à décrocher (comme cela pourrait être le cas en voyant un numéro étranger). De même, lorsque c’est à leur tour de vous appeler, ils appelleront un numéro espagnol, bien que l’appel arrivera sur votre standard, en France. Si vous avez des relations internationales avec des fournisseurs, des clients ou si vous avez besoin d’effectuer des appels à l’étranger, cette fonction peut être un atout très important.

Chat interne et partage de documents.

Améliorez votre système de standard téléphonique virtuel en permettant la communication écrite et orale entre les agents, ainsi que l’envoi de documents en ligne par l’intermédiaire de leur propre système. Ceci accélère le processus de communication dans l’environnement de travail.

 

Avoir accès à son standard sur tous les dispositifs connectés à internet grâce au WebRTC.

Google a développé une nouvelle technologie appelée WebRTC. Grâce à elle, le standard virtuel devient accessible sur tout type de dispositif connecté à internet : votre ordinateur, votre téléphone portable ou votre tablette.

Tous les fournisseurs n’utilisent pas cette technologie, ce pourquoi il faudra que vous sachiez si vous en avez besoin ou non avant d’installer votre standard virtuel. Chez Fonvirtual, nous travaillons avec cette technologie. Si vous voulez en savoir plus, remplissez ce formulaire de contact.

 

Maintenant que vous connaissez toutes les caractéristiques que peut avoir un standard virtuel, vous pouvez choisir lesquelles vous conviennent le mieux, et celles qui sont absolument essentielles au fonctionnement de votre entreprise.

 

 

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