Des ressources pour les professionnels de la documentation

9 06 2007

A l’attention de tous ceux qui baignent dans le vaste océan de la documentation et, plus largement, de l’information, je propose quelques ressources :

– Une présentation PowerPoint propositions quelques définitions de termes documentaires. Définitions

– Une présentation PowerPoint dédiée à l’indexation réalisée à l’aide d’un thesaurus et plus particulièrement du thesaurus Motbis. Indexation et thesaurus

– Une présentation PowerPoint relative aux manuels scolaires. Les manuels scolaires

– Un petit dossier sur l’épreuve orale de Sciences et Techniques Documentaires du CAPES externe de documentation (modalités de l’épreuve, conseils méthodologiques). Préparation oral STD

MHP



Comment chercher sur le catalogue informatique d’un centre de documentation ou d’une bibliothèque ?

2 12 2006

Avant la banalisation du GPS et d’internet, le voyageur devait brasser une masse de papiers divers : brochures, cartes, dépliants… L’informatique a révolutionné sa façon de se déplacer puisqu’il peut désormais consulter un écran lui indiquant sa position géographique exacte et la route à suivre, interroger de gigantesques bases de données culturelles et touristiques.

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Le chercheur d’information bénéficie lui aussi de la révolution informatique, introduite au début des années 1980. Peu à peu, les bibliothèques et centres de documentation se sont dotés de machines extraordinaires : les ordinateurs. Les catalogues sont passés du support traditionnel – et encombrant ! – qu’est le papier au disques informatiques. Au fil des années, les meubles à petits tiroirs remplis de fiches bristol classées par auteur, par titre et par sujet ont disparu (il reste cependant quelques vestiges dans certains lieux : il est d’ailleurs fort curieux et intéressant de se plonger quelques instants dans ces fiches, histoire de revenir à l’époque où l’on parvenait à vivre sans ces écrans qui sont aujourd’hui devenus inévitables). Désormais, les fiches sont virtuelles, immatérielles. Il faut donc apprendre à consulter un catalogue informatisé pour accroître l’efficacité de la recherche dans un espace documentaire.

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Avant d’aborder les caractéristiques générales des interfaces, il faut préciser ce qu’est exactement une fiche (pour la version « papier ») ou notice (pour la version informatique) d’un document. C’est la carte d’identité du document : titre, auteur, date, description physique, adresse (= cote), résumé, termes d’indexation (= mots représentant le contenu et issus d’un langage contrôlé – cf. point suivant). Les catalogues donnent ainsi accès à des notices et non aux documents eux-mêmes, à l’image des catalogues de vente par correspondance : le client ne voit qu’une image du produit, agrémentée de sa description.

Les logiciels de gestion documentaire sont des programmes informatiques qui permettent non seulement au professionnel qu’est le bibliothécaire ou le documentaliste de gérer l’ensemble des documents (= fonds documentaire) mais aussi à l’usager de chercher l’information dont il a besoin. Il existe plusieurs logiciels : les C.D.I. d’établissements scolaires sont généralement dotés de BCDI ou Superdoc, tandis que les bibliothèques et centres de documentation spécialisés travaillent souvent avec Alexandrie ou Papyrus. Peu importe finalement le logiciel auquel l’usager est confronté : l’essentiel est de comprendre le fonctionnement général d’un catalogue informatisé, le reste relevant simplement d’une adaptation à des présentations différentes à l’écran. ordinateur.jpg

Voici donc les caractéristiques principales des interfaces de catalogues informatisés :

bd15171_.gif une diversité d’accès :

Les accès par auteur, titre et sujet évoqués précédemment à propos des anciens fichiers « papier » se retrouvent dans les catalogues informatisés. Plusieurs types d’interrogations sont proposés à l’usager :

par nom d’auteur,
par titre du document (valable lorsque l’on sait assez précisément ce que l’on cherche),
par matière ou sujet (intéressant car tout ce que possède le centre documentaire sur un thème donné apparaît),
par date (notamment pertinent lorsque l’on recherche des informations sur un événement précis traité dans la presse ou que l’on ne désire que des documents récents),
en langage naturel (autrement dit, en langage non contrôlé – cf. point suivant ; la machine balaie toutes les fiches dans leur intégralité… ce qui prend souvent du temps et n’est pas toujours très pertinent).

Notons que d’autres types d’accès sont parfois proposés (par thème littéraire, par profil d’utilisateur…).

bd15171_.gif un langage contrôlé :

L’élément le plus déstabilisateur pour l’usager est sans doute le langage utilisé par les bibliothécaires et documentalistes. En effet, les catalogues informatisés intègrent fréquemment un thesaurus ou des vedettes-matières. Nul besoin d’entrer dans les finesses de ces outils ; il suffit de savoir que ce sont des listes de mots sélectionnés dans le langage courant et organisés selon une hiérarchie. Elles servent à décrire de façon cohérente et normalisée les documents. Un exemple permet de saisir la logique adoptée :

Sport
Sport nautique
Natation
Ski nautique
Sport de combat
Arts martiaux
Aïkido
Judo
Lutte

L’organisation repose sur l’articulation entre des termes génériques (« sport » est très vaste, très général) et des termes de plus en plus spécifiques (« sport de combat » est plus large que « arts martiaux », lui-même moins précis que « judo »).

D’autre part, il est essentiel de comprendre que les mots sont choisis une fois pour toutes : si « tremblement de terre » a été retenu dans le thesaurus, il est normal que l’usager ne trouve rien avec « séisme ». Cela ne signifie pas qu’il n’existe aucun document sur les séismes mais simplement que le mot ne figure pas dans la liste connue par l’ordinateur. Le travail effectué en amont sur le sujet (brainstorming, mots clés…) trouve ici tout son sens : si tel mot ne donne aucun résultat, il faut alors essayer avec un synonyme, élargir la recherche ou au contraire la préciser. Le thesaurus est constitué de descripteurs (mots utilisés pour décrire les documents), les listes de vedettes-matières sont par définition composées de vedettes-matières (groupes de mots). Les interfaces de catalogues informatisés mentionnent fréquemment ces termes qui peuvent paraître, à juste titre, très obscurs à l’usager.

bd15171_.gif les différents champs de l’interface :

L’écran de recherche proposé à l’utilisateur comporte plusieurs éléments qu’il est capital de repérer et, surtout, de comprendre :

a) la partie réservée à la saisie des mots clés, descripteurs, vedettes-matières, nom de l’auteur, titre du document…

b) les supports (cédérom, livre, périodique, vidéo…)

c) le type de document (roman, documentaire, article de presse…)

d) la date

e) le lieu où se trouve le document recherché (information essentiellement valable lorsqu’il existe un réseau de bibliothèques pour lequel il y a un catalogue commun).

Bibliothèque

Tout cela vous paraît bien compliqué ? Vous ne voyez pas pourquoi vous devriez vous embêter à apprendre à chercher de cette façon alors que vous disposez d’internet ? Il existe pourtant des tas de bonnes raisons de savoir utiliser les ressources d’un centre de documentation ! En voici quelques-unes, parmi tant d’autres :

– Tout d’abord, si vous savez chercher sur un catalogue informatique, vous serez beaucoup plus à l’aise (et plus critique !) sur internet.
– Ensuite, les documents sont sélectionnés par des professionnels, ce qui est loin d’être le cas sur le web.
– De plus, le bibliothécaire ou le documentaliste sont là pour vous aider, ce qui est précieux pour trouver l’information qu’il vous faut.

 

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