Elaborer un dossier (épisode 1)

25 04 2007

Raconter ses vacances, que ce soit oralement ou par écrit (album photo, carnet de voyage…), est un acte d’écriture, donc de communication. Vous créez une situation dans laquelle vous êtes celui qui raconte. Pour garder toute l’attention de l’auditeur ou du lecteur, il faut faire attention à tout un tas de petites choses : être clair, structurer le récit, prendre soin du suspense… Sinon, vous serez vite oublié par celui qui vous écoute ou vous lit !
Ainsi, dans toute communication (dossier, rapport de stage, note d’information ou de service, lettre…), il convient de respecter quelques règles essentielles afin que le message parvienne dans les meilleures conditions au destinataire. Je vous propose donc, au fil de plusieurs épisodes, d’aborder les points essentiels qui permettent d’élaborer un dossier de qualité. Commençons par évoquer les fondements, à savoir les caractéristiques d’un dossier.

Définition
Un dossier est un ensemble de pièces relatives à un sujet, souvent placées dans une couverture cartonnée ; il peut être un travail organisé en vue de montrer, démontrer ou poser un problème, associant un texte personnel et une série de documents complémentaires. Dans tous les cas, un dossier est l’oeuvre personnelle d’un groupe ou d’un individu (élève, employé, enseignant…). A ce titre, il doit faire preuve d’originalité et de créativité.

Intérêt et finalité
Pourquoi réaliser un dossier ?
– Pour laisser une trace écrite d’un travail effectué en groupe ou individuellement.
– Pour pouvoir communiquer un travail.
– Pour donner un point de départ concret à un autre travail ou à une réflexion.

Caractères et critères de qualité
Pour être communicable, un dossier doit être clair, esthétique et bien écrit. A cette fin, quelques règles de présentation doivent être respectées :

Au début du dossier, doivent figurer :
– le titre,
– le nom des participants,
– la bibliographie (références précises et classées) éventuellement commentée,
– le plan détaillé.
Tout au long du dossier, il faut que :
– les feuilles soient paginées,
– les feuilles soient écrites lisiblement et d’un seul côté,
– le vocabulaire et l’orthographe soient corrects,
– la mise en page soit soignée, c’est-à-dire :
un texte aéré (marge, paragraphes…)
un plan mis en évidence par la numérotation des divisions, des titres soulignés ou encadrés, l’utilisation de couleurs différentes et de polices de caractères différentes.
A la fin du dossier, doit figurer une table des matières : elle diffère du plan détaillé placé au début du dossier en ce qu’elle comporte une référence aux illustrations ainsi que l’indication de la pagination.

Quatre éléments essentiels aux fonctions spécifiques jalonnent un dossier :
Le titre : annonce le sujet
Le plan détaillé :
* donne l’organisation
* évite l’émiettement, les répétitions, les contradictions car il donne une vision d’ensemble du dossier
* doit être clair : la matière est découpée en plusieurs chapitres, eux-mêmes décomposés en paragraphes numérotés et titrés. Les différentes parties doivent être aussi équilibrées que possible.
L’introduction :
* délimite le sujet
* précise ce que l’on veut montrer ou démontrer
* pose le problème
La conclusion :
* apporte des éléments de réponse
* dresse un bilan, une synthèse de la réflexion menée tout au long du dossier

La définition préalable a permis de noter qu’un dossier se composait d’un texte et d’un ensemble de documents. Quelles sont leurs caractéristiques respectives ?
1) Le texte de présentation et d’enchaînement :
– il est original (ni recopiage, ni paraphrase) ;
– il assure la liaison entre les éléments du dossier ;
– il est simple et concis.
2) Des documents destinés à :
– constater un fait ;
– expliquer ;
– justifier une affirmation ;
– schématiser ;
– décorer le dossier…

Les éléments proposés dans ce premier épisode peuvent vous paraître particulièrement ciblés sur la réalisation d’un dossier. Cependant, nombre des indications peuvent s’appliquer à d’autres productions (rapport de stage, compte rendu…).

Rendez-vous au prochain épisode pour connaître les étapes de constitution d’un dossier !

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