Recherche d’Info

Décidément, les québécois se révèlent très forts en termes de sites éducatifs ! La preuve : ce site remarquable pour le français (grammaire, orthographe, communication écrite…) réalisé par le Centre collégial de développement de matériel didactique (CCDMD) subventionné par le Ministère de l’éducation du Québec (cliquez ici pour accéder au site). L’interface est très bien conçue : claire, facile à lire et à comprendre, agréable visuellement, elle ouvre la porte sur de nombreuses ressources :

• des documents théoriques
• des exercices disponibles au format PDF
• des exercices en ligne très ludiques, variés et enrichissants
• des ressources relatives aux épreuves d’examen de français

Pour adultes comme pour enfants, pour salariés comme pour curieux, pour enseignants comme pour élèves, ce site permet d’améliorer ses compétences en français, que l’on se sente fragile dans le domaine ou que l’on soit déjà chevronné : à chaque rubrique, on découvre des subtilités intéressantes ou surprenantes !

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Pour continuer sur ma lancée, voici la suite des conseils concernant la rédaction d’une lettre. Je vous propose aujourd’hui d’aborder la rédaction proprement dite. Alors à vos crayons ! Ou plutôt, en ce début de 21ème siècle, à vos claviers…
La formule d’appel tient compte de la fonction exercée par le destinataire et du rapport existant (amical, hiérarchique…) entre le destinateur et le destinataire. On peut distinguer deux catégories et quelques cas particuliers :

• A un égal

– les lettres amicales : « Cher Pierre », « Cher Monsieur », « Cher ami » ;
– les lettres conventionnelles : « Monsieur », « Mademoiselle », « Madame » ;
– les lettres entre collègues : « Cher collègue », « Cher président »…

• A un supérieur

– les lettres s’adressant à des personnes sans fonctions particulière : « Monsieur », « Madame », « Mademoiselle » ;

– les lettres s’adressant à des personnes exerçant des fonctions particulières : « Monsieur le Président », « Madame la Directrice », « Monsieur le Secrétaire général »…

• Cas particuliers

– à un avocat, un notaire : « Maître » ;
– à un médecin : « Docteur » ;
– à un ministre : « Monsieur le Ministre » ;
– à un militaire de haut grade : « Mon Général », « Mon Colonel ».

L’introduction constitue le premier contact avec le destinataire. Elle procure une première impression sur celui-ci et doit donc être, à ce titre, particulièrement soignée.

• Tout d’abord, elle doit être brève : une ou deux phrases suffisent. Il faut préciser sa qualité ou sa situation si le sujet de la lettre l’impose. Il faut introduire brièvement le sujet du courrier en évoquant son thème principal qui sera développé dans le corps de la lettre.

• La formule introductive peut être une formule conventionnelle :

– refus ou réclamation : « J’ai le regret de… », « J’ai l’honneur d’attirer votre attention sur… », « Je me permets de porter à votre connaissance… » ;
– accusé de réception : « J’ai bien reçu… », « J’accuse réception de… » ;
– envoi : « Vous voudrez bien trouver ci-joint… » ;
– information : « J’ai l’honneur de… », « Je me permets de… » ;
– demande : « Je vous prie de bien vouloir… », « J’ai l’honneur de solliciter de votre (haute) bienveillance… » (particulièrement pour l’administration, la fonction publique et une requête auprès d’un supérieur hiérarchique).

En tant que communication écrite, à distance, l’écriture ne peut suppléer un oubli ou une omission. Il faut donc bien veiller à donner toutes les informations nécessaires à l’intelligibilité de la situation ou du cas évoqués. Il faut adopter le point de vue de celui à qui l’on s’adresse, rappeler brièvement les données du problème, imaginer ses propres questions. Evidemment, une lettre parfaitement composée et rédigée ne peut naître d’un premier jet. Composer un brouillon semble donc indispensable :
1. Tout d’abord, lister les différentes questions à aborder, les diverses informations à mentionner. La méthode des « QQCOQP » abordée lors des premières phases de la recherche d’information est ici d’un grand secours (qui ? quoi ? comment ? où ? quand ? pourquoi ?).
2. Ensuite, établir un plan : le plan peut être :
– chronologique : 1. Analyse de la situation (passé), 2. Présentation de la situation actuelle (présent), 3. Conséquences (futur).
– non chronologique : 1. Analyse de la situation, 2. Objectifs futurs, 3. Moyens pour la mise en œuvre.
Attention ! Ne cherchez pas à rentrer absolument dans ces deux types de plans ! Chaque courrier a ses propres caractéristiques en fonction de son objet, de son destinataire, de ses finalités. Il convient donc de dresser le plan qui permettra au lecteur de comprendre facilement la situation et ce que l’émetteur attend de lui.
3. Enfin, procéder à la mise en forme, à la rédaction. Si la lettre se révèle longue, envisager des conclusions partielles. Une préoccupation doit être centrale : veiller à être compris.

La conclusion est le pendant de l’introduction ; en ce sens, elle sera le point d’orgue de la lettre et donnera une ultime impression au lecteur. Elle est donc un élément crucial. Elle comporte trois points distincts :

• La conclusion proprement dite

Elle exprime clairement une attente, un souhait, une réponse. On retiendra, par exemple, l’une des formules suivantes :
« Je vous remercie de bien vouloir… »
« Je vous prie, à nouveau, d’excuser… »
« J’espère que vous voudrez bien accueillir favorablement ma demande… »
« Dans l’espoir d’une réponse, que j’ose espérer favorable, je vous prie… »
Le ton de la formule de conclusion, adossée à la formule de politesse, introduira la nuance souhaitée : déférence, politesse, retenue, froideur, chaleur…

• La formule de politesse finale

Elle intègre, en incise, la formule d’appel. Deux types de situation peuvent être distingués :
– A un égal :
« Veuillez recevoir… »
« Veuillez croire en… »
« Veuillez agréer l’expression de… »
« Veuillez croire en l’expression de… » « … mes sentiments les meilleurs »
« … mes salutations distinguées »
« … mes sentiments distingués »
« … mes sentiments confraternels »
« … mes cordiales salutations »
« … mon amicale sympathie »
– A un supérieur hiérarchique :
« Je vous prie de croire à… »
« Je vous prie d’agréer… »
« Je vous prie de recevoir… » « … mes respectueuses salutations »
« … l’expression de mes sentiments dévoués »
« … l’assurance de mon profond respect »

Pour clore cette série de conseils relatifs à la rédaction d’une lettre, je vous proposerai dans le prochain épisode un tableau récapitulatif.

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La lettre est un document crucial : elle vous permet de décrocher un job d’été, un stage, un emploi, une admission dans une école ou un lycée… Bref, savoir écrire une lettre est une capacité essentielle à la fois pour vos études et votre vie professionnelle ! Voici quelques règles et conseils pour présenter un document qui tienne la route.

La lettre et sa fonction de communication

La lettre est un moyen de communication. Ainsi, elle établit des contacts entre deux personnes éloignées l’une de l’autre, le scripteur et le destinataire. La qualité de la lettre a deux conséquences majeures :
 – d’une part, elle assure ou non la transmission du message ;
– d’autre part, elle donne une idée au destinataire de celui qui écrit, et ce grâce à toutes les données visibles :présentation, propreté, énonciation, politesse, orthographe… Pour une entreprise, une lettre véhicule une image de marque et permet d’établir et de poursuivre des relations d’affaires ; elle constitue également une preuve juridique (cf. article 109 du Code du Commerce : « une lettre vaut contrat »).

Le choix de la présentation

L’enveloppe doit être blanche. L’adresse du destinataire, lisible et complète, figure dans la moitié inférieure de l’enveloppe. Il est possible de faire figurer, en petits caractères, celle de l’expéditeur. La pliure de la feuille est à placer au fond de l’enveloppe, ce qui permet d’éviter une déchirure éventuelle lors du décachetage.

Traditionnellement, on réserve le papier à lettres de fantaisie aux échanges épistolaires amicaux ou familiaux. L’utilisation d’un papier à en-tête professionnel est cependant courant dans les entreprises. Pour toute lettre professionnelle ou administrative, il convient d’utiliser du papier blanc 21 x 29,7 cm, d’un grain satisfaisant (80 g/m2 au minimum), afin que la feuille ne se froisse pas trop vite.

Quel outil scriptural utiliser ? Stylo plume, stylo à bille, machine à écrire ou traitement de texte ? Aujourd’hui, l’omniprésence de l’outil informatique permet de présenter proprement, clairement et de façon structurée des documents. L’usage du traitement de texte est donc devenu incontournable. On optera pour les choix suivants :

– Utiliser des polices de caractères classiques (Times New Roman, Arial…) de taille raisonnable (de 10 à 12 points). Des caractères trop petits rendent la lecture difficile tandis que des caractères trop grands font penser à un travail d’enfant. Une police trop originale risque de nuire à la lisibilité tandis que la multiplication des polices dans un même document transforme rapidement la page en un patchwork peu clair.

– Choisir l’alignement à gauche ou la justification des paragraphes. La signature peut quant à elle être alignée à droite.

– Définir des marges d’au moins de 2 cm en haut, en bas et sur les côtés.

– Utiliser une interligne simple. Entre les paragraphes, doubler cette interligne. Un retrait de paragraphe peut être employé pour mieux marquer les différentes unités du document.

Une lettre doit comporter un certain nombre de dispositions obligatoires :

– L’identification de l’expéditeur (nom, prénom, adresse – voir les règles d’écriture ci-après -, adresse électronique, numéros de téléphone).

– La souscription : autrement dit, le titre de civilité et l’adresse du destinataire ; les normes d’écriture des adresses nationales et internationales doivent être respectées (cf. norme NF Z10-007).
Exemples :
Organisation Internationale de…
150, rue d’Herblay
CH-1204 Genève
Suisse

– La ville de départ et la date (jour de la rédaction du courrier)

– Les références éventuelles s’il s’agit d’un courrier qui le nécessite (numéro de facture, numéro de sécurité sociale, numéro d’assurance, référence à une autre lettre…).

– L’objet : il indique pourquoi on rédige le courrier. Il doit donc être court et précis.

– Eventuellement la liste des pièces jointes (P.J.).

– Le titre de civilité ou la formule d’appel (Madame, Monsieur, Mademoiselle, Messieurs…).

– Le corps de la lettre, rédigé sous forme de paragraphes distincts et structuré : il doit nécessairement comporter :
1. une introduction (prise de contact)
2. un développement
3. une conclusion (attentes, solutions…)
4. une formule de politesse (qui ne doit jamais dépendre d’une condition)

– La signature : elle doit être précédée ou suivie du titre du signataire (fonction, paraphe manuscrit, nom et prénom (ou ordre inverse) sans titre).

Quelques précisions :

– Si le signataire porte un prénom sans distinction de sexe (Dominique, Claude…) ou étranger et que le destinataire n’a aucun indice lui permettant de savoir s’il a affaire à un homme ou une femme, on peut alors mentionner Madame, Monsieur ou Madamoiselle avant la signature.

– Si la lettre est « collective » (plusieurs signataires) et implique des personnes de niveaux hiérarchiques différents, alors les noms sont placés les uns à côtés des autres, de droite à gauche dans l’ordre hiérarchique. Si les personnes sont de même niveau hiérarchique, alors les noms sont placés par ordre alphabétique, les unes en dessous des autres, en alignement avec la date.

– Eviter des ajouts déplacés, tels que P.S. ou N.B. Un post-scriptum ne doit absolument pas servir à ajouter un point oublié dans la lettre ! Il peut éventuellement souligner un élément majeur (exemple : Renvoyer le document joint dûment complété et signé avant le 12 octobre 2004).

Des conseils de rédaction vous attendent au prochain épisode !

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Le vieux dictionnaire papier qui moisit dans votre bibliothèque vous semble directement sorti d’une tombe égyptienne avec ses pages jaunies qui ressemblent à du papyrus ?
Ouvrir un livre aussi énorme qu’un dictionnaire vous paraît être une pratique ancestrale à la limite du comique ?
Ou alors, tout simplement, vous aimez naviguer sur les sites web ?
Jetez-vous donc sur www.dicoperso.com ! Ce site vous propose l’accès simple et gratuit à toute une série de ressources :
– Dictionnaire de l’académie française – Septième édition (1877) ;
– Proverbes et dictons : sélection de proverbes et de dictons classés par thème ;
– Les mots qui restent : répertoire de citations françaises, expressions et formules proverbiales ;
– Les Munitions du Pacifisme : Anthologie de plus de 400 pensées et arguments contre la guerre recueillis par Ermenonville en 1933 ;
– Dictionnaire des curieux : complément pittoresque et original de divers dictionnaires ;
– Dictionnaire Argot-Français : argot en usage en 1907 ;
– Dictionnaire des idées reçues : perle d’humour noir, où Gustave Flaubert répertorie les préjugés de ses contemporains ;
– Mythologie grecque et romaine : dictionnaire créé à partir du livre de Pierre Commelin (né en 1837), Mythologie grecque et romaine ;
– Glossaire franco-canadien et vocabulaire de locutions vicieuses usitées au Canada ;
– Dictionnaire Français-Anglais ;
– Codes postaux des communes françaises ;
– Codes postaux des communes belges ;
– Sigles et acronymes.

Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans tout cela, vous n’aurez plus qu’à ressortir le bon vieux dico de vos étagères…

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A l’approche des examens et concours de fin d’année, le stress des épreuves orales est assez inévitable, quel que soit le niveau d’études. On redoute de se retrouver face à un jury, face à un examinateur, face à quelqu’un qui est là pour juger la prestation qu’on lui propose. Effectivement, prendre la parole, dans un cadre scolaire ou non, n’est pas si facile ! Parler devant quelqu’un ou devant un groupe implique d’accepter de se montrer, de s’affirmer tel que l’on est, d’affronter le regard de l’autre.

Pour aider à la compréhension des mécanismes de la communication orale et donner quelques conseils et astuces, le site québécois Là tu parles proposes des ressources intéressantes :
– des vidéos (témoignages, paroles d’élèves et d’enseignants…) ;
– des conseils clairs, simples, facilement applicables ;
– des petits scénarios qui permettent d’aborder différentes situations : éviter un conflit avec une personne de son entourage, gérer le stress quand on parle, établir et maintenir le contact avec ses interlocuteurs, être pris au sérieux quand on parle avec quelqu’un…
– des blogues, des groupes d’utilisateurs et un carnet personnel pour noter ses propres informations.

Comme de très nombreux sites québécois, Là tu parles, produit par le Ministère de l’éducation du Québec, est très bien conçu et adapté non seulement au public cible (les adolescents) mais aussi à tous ceux qui se sentent peu à l’aise dans leur prise de parole. Le ton est agréable, l’articulation entre vidéos, textes et illustrations est pertinente. Une référence à ajouter à vos signets !

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A l’attention de tous ceux qui baignent dans le vaste océan de la documentation et, plus largement, de l’information, je propose quelques ressources :

– Une présentation PowerPoint propositions quelques définitions de termes documentaires. Définitions

– Une présentation PowerPoint dédiée à l’indexation réalisée à l’aide d’un thesaurus et plus particulièrement du thesaurus Motbis. Indexation et thesaurus

– Une présentation PowerPoint relative aux manuels scolaires. Les manuels scolaires

– Un petit dossier sur l’épreuve orale de Sciences et Techniques Documentaires du CAPES externe de documentation (modalités de l’épreuve, conseils méthodologiques). Préparation oral STD

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A l’approche des examens de fin d’année, les synthèses efficaces sont les bienvenues ! Ainsi, une vidéo disponible gratuitement sur le web propose en huit minutes chrono de faire le point sur l’Union Européenne et ses liens avec les citoyens en 2006 : le document présente une série de dix petits reportages consacrés à des thématiques très concrètes qui démontrent l’activité de l’UE dans des domaines de la vie quotidienne des européens (mesures économiques, actions environnementales, protection du consommateur…).

Une ressource vidéo plutôt bien faite et dont les principales qualités sont la clarté et l’efficacité.

Pour accéder à la vidéo, cliquez ici.

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Envie de créer et de partager des photos panoramiques ? Alors jetez-vous sur le site gratuit CleVR ! Il vous permet non seulement de créer vos photos mais aussi de les transformer en véritables ressources interactives puisque vos clichés deviennent des espaces où l’on peut se déplacer et naviguer. Que vous soyez débutant ou chevronné, CleVR vous offre des possibilités très intéressantes pour vos photos et vous donne à voir de nombreux clichés.
Nul besoin d’installer un quelconque logiciel sur votre ordinateur : il vous suffit de vous inscrire sur le site pour profiter des potentialités de cet outil. Vous trouverez en ligne une FAQ, un blog, une interface de recherche ainsi que la possibilité de contacter les auteurs. La seule exigence : maîtriser un minimum la langue anglaise car il n’existe pas pour l’instant de version française.

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Comme promis dans un article précédent, je vous propose d’aborder une forme d’écrit professionnel : la note d’information. Que vous soyez en stage, salarié ou étudiant, vous pouvez être amené à rédiger ce genre de document. Il faut donc connaître quelques règles de base pour ne pas faire n’importe quoi !

Définitions : note d’information / note de service

Toute note précède une action future. Elle doit répondre à deux exigences :

• informer un destinataire, qu’il soit collectif ou individuel ;
• donner un ordre.

L’objectif est de mettre à exécution une décision dont les conséquences relèvent de la pratique. Deux types principaux de notes peuvent être distingués et définis :

La rédaction d’une note

Tout d’abord, la rédaction d’une note demande un esprit de finesse. Ainsi, il est impératif que la note ne donne lieu à aucune hésitation ou erreur. S’adressant à un public donné, elle doit tenir compte des caractéristiques de ce public (niveau de compréhension, aspects psychologiques et humains…). Le signataire de la note doit donc respecter les exigences de la communication écrite :

compréhension aisée du message,
niveau de langue employé,
précision de l’information,
nature du destinataire,
modalités d’application,
erreurs susceptibles d’entraver le bon déroulement du processus.

Ensuite, il convient de faire preuve d’esprit de synthèse. Par définition, une note doit être claire, simple et précise. Il faut donc :

éviter de multiplier les sujets dans la même note,
éviter d’employer une syntaxe lourde et confuse.

Il est préférable :

de limiter la note à un seul sujet,
d’employer un style impersonnel,
de rédiger dans une langue compréhensible par tous,
de hiérarchiser avec soin et rigueur les informations (titres, sous-titres, alinéas…),
d’éviter toute fioriture inutile. 

La présentation de la note ne s’inscrit pas dans un cadre rigide et normalisé. Elle est dactylographiée car cela facilite la lisibilité et marque un professionnalisme certain. Elle peut se faire sur papier simple ou à en-tête. Elle peut utiliser un imprimé préalablement composé à cet effet. Le format reste libre (A3, A4 ou A5) mais il faut laisser une marge d’au moins 2 cm. Les paragraphes doivent être clairement séparés. Enfin, il ne faut écrire qu’au recto ; si le texte nécessite plusieurs feuillets, il convient de les numéroter soigneusement et d’agrafer toutes les feuilles composant la note.

Une note doit comporter différentes mentions :

• L’émetteur ou destinateur : Il est nécessaire de connaître la source du message et la fonction de celui qui signe la note.
• La date et le lieu : Une note n’est pas éternelle, elle s’inscrit dans un cadre spatio-temporel précis. Une formule finale comme : « La présente note est applicable à compter de ce jour » rend évidemment indispensable la mention de la date. Il est de surcroît préférable de rappeler dans la formule injonctive la date d’entrée en application. La date et le lieu d’enregistrement de la note peuvent être portés au-dessus de la signature, comme pour la présentation des actes réglementaires, ou en haut à droite de la première page, comme pour une lettre.
• Le titre : Il doit préciser la nature de la note (de service, d’information). Il est inscrit au milieu de la ligne, en lettres majuscules. Le titre est souvent accompagné d’un numéro d’enregistrement.
• Le ou les destinataire(s) :Deux places sont possibles : Soit avant le corps de la note, Soit en fin de note, en bas, à gauche. On ne se contente pas d’aligner les destinataires et leurs fonctions. Il convient de faire précéder les noms ou fonctions des formules suivantes, au choix :
  « Pour information »
  « Pour exécution »
  « Pour attribution »
  « Pour affichage »
  « Pour vérification »
  « Pour entretien verbal »
  « Pour classement »
  Il est possible d’additionner plusieurs formules si nécessaire.
• L’objet : Celui-ci peut figurer sous la forme d’un titre ou apparaître, comme dans une lettre, après la mention « Objet ».
• La formule d’appel ou la formule de politesse : Attention ! Les notes ne comportent ni l’une, ni l’autre.
• Le corps de la note : Le corps même de la note n’appelle aucun préambule. Seule compte l’efficacité maximale. On peut toutefois conseiller quelques formules pour entamer le premier paragraphe :
  « Il paraît indispensable de… »
  « J’attache de l’intérêt à… »
  « Je crois utile de… »
  « Il est rappelé que… »
• La signature : La note doit absolument être signée. Si le nom du signataire est présent dans l’en-tête, il n’est alors pas nécessaire de le repréciser avant la signature. Si le nom n’est pas mentionné dans l’en-tête, il convient alors de la faire figurer avant la signature.
• Les pièces jointes : Une mention « Pièces jointes » est portée sur la note si celle-ci est accompagnée de documents divers. Elle peut préciser le titre de ces documents ou leur nombre total.

La diffusion de la note peut être effectuée de diverses façons : par distribution individuelle, par affichage, par circulation dans les services avec émargement, par courrier.

Armé de tous ces éléments, vous allez être un vrai pro de la note d’information !

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Lire la consigne est l’une des clés essentielles de la réussite d’une épreuve d’examen. Il faut donc soigner cette étape : lisez la consigne plusieurs fois, soulignez les mots clés, décortiquez la formulation, réécrivez la phrase sur une feuille et notez tout ce qu’elle implique. Si vous lisez mal ou trop vite la consigne, vous risquez gros : partir en hors sujet, oublier une partie du travail demandé ou au contraire trop en faire !

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