Comment organiser un événement professionnel pour Noël ?

Vous aimeriez organiser un événement professionnel pour Noël ? Excellente idée ! Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est intéressant de réunir tous vos employés au moins une fois par an dans un cadre moins formel. C’est une bonne façon de les remercier pour leur implication tout au long de l’année et de les motiver à continuer. De plus, un tel rassemblement offre l’occasion à des collègues de se voir, d’échanger et de faire connaissance. C’est essentiel pour entretenir un sentiment d’appartenance dans un grand groupe ou dans une compagnie où les collaborateurs se voient rarement (télétravail, équipes cloisonnées, société multi-sites, etc.).

Traditionnellement, les employeurs privilégient deux moments de l’année pour leur événement annuel: les vacances d’été et les fêtes de fin d’année. Ici, nous vous livrons divers conseils pour organiser un événement professionnel pour Noël.

Constituez une équipe dédiée

Premièrement, nous vous conseillons de constituer une équipe dédiée à l’organisation de votre événement de Noël. Sa taille dépendra surtout de l’ampleur de la fête. Son rôle sera de trouver une idée d’événement, de le planifier, de contacter les prestataires, de communiquer auprès des employés, etc.

Bien sûr, il faudra libérer suffisamment de temps aux membres de l’équipe pour qu’ils puissent concilier cette organisation événementielle avec leurs missions habituelles.

Choisir le type d’événement de Noël

Deuxièmement, définissez le type d’événement de Noël que vous souhaitez organiser. Cela impactera fortement sa planification et son organisation, tant au niveau logistique interne qu’avec les prestataires.

Voici quelques formats qui pourraient vous inspirer:

• Banquet avec un buffet garni, des décorations de Noël et des animations. Il est même possible de convier la famille de vos employés, pour en faire un événement familial. Pensez aussi à installer un photobooth dans un coin pour permettre aux invités d’immortaliser leur amusement.
• Team building pour (re)souder les équipes et permettre aux collaborateurs d’accomplir quelque chose ensemble, de façon informelle. Un atelier culinaire sur le thème des fêtes est tout indiqué !
• Animation réservée à votre personnel: projection privée d’un film, pièce de théâtre, dîner-spectacle, dégustation de vins, etc.
• Événement virtuel. Malgré la distance physique, il est quand même possible de « rassembler » tous vos collaborateurs le temps d’une soirée de Noël. Ajoutez un peu de fun avec des jeux et animations virtuels. Et pour marquer l’occasion, faites aussi livrer quelques mets festifs à chacun – à déguster pendant l’événement !

Préparez des cadeaux de Noël

Ensuite, il faut prévoir des cadeaux de Noël à offrir à vos employés pendant l’événement. Généralement, on recommande des bons d’achats ou des objets utiles, qui peuvent plaire à la majorité des destinataires. Préférez donc un cadeau non genré, qui convient à tout âge et à tous les goûts.

Par exemple, une gourde personnalisée est pratique, neutre et adaptée à toutes les cibles. Allez sur https://www.loopper.fr/bouteilles-personnalisees/gourdes-metal-personnalisables pour choisir un modèle en métal à customiser avec des illustrations de Noël. Offrez ensuite la gourde personnalisée dans un sac réutilisable, avec une petite carte de vœux.

Fixez une date adéquate

On parle communément de fête de Noël, mais en réalité la plupart de ces événements d’entreprise ont lieu entre début décembre et fin janvier. Cela dépend de l’activité, de la charge de travail, du type d’événement, de la disponibilité des collaborateurs, etc. Une telle amplitude est aussi liée au planning des prestataires, fortement sollicités pendant cette période (traiteurs, musiciens, animateurs, location de matériel et de décorations, etc.).

Fixez donc une date adéquate en tenant compte de ces différents facteurs. Par extension, choisissez également une heure cohérente. Par exemple, l’après-midi est plus adapté à un événement familial ou un team building, et un spectacle est idéal en soirée. Pour une petite structure, il est aussi possible d’opter pour un simple déjeuner de Noël avec tous vos employés.

Nous clôturerons cet article avec un dernier conseil, et pas des moindres: prenez de l’avance. Les prestataires sont pris d’assaut pour les fêtes de fin d’années; si vous voulez pouvoir organiser l’événement souhaité, il faut donc les contacter assez tôt.